Сегодня в нашем мире без планирования невозможно осуществить ни один проект, даже не самый большой. Зачастую организациям приходится сталкиваться с проблемой управления своими проектами. Мы живем в эру IT-технологий, поэтому были созданы программные обеспечения для управления проектами, они помогают предприятиям от самых маленьких до огромных не упустить малейшей детали в ходе проекта. На рынке ПО огромный выбор таких программ, поэтому подобрать наиболее подходящую для того или иного проекта бывает затруднительно. Для того, чтобы ПО помогало работать над проектом, а не усложняло процесс необходимо, чтобы оно было удобно в использовании как по интуитивности интерфейса, так и по многим другим функциям. Существуют такие программы как Мегаплан [1], Oracle Primavera [2], Microsoft Project [3], Jira [4] и другие. Все эти программы постоянно совершенствуются для того, чтобы потребителю было удобнее в них работать [1-5].

На рынке ПО огромный выбор программ для управления проектами. Можно найти как бесплатные версии, так и платные. Основное их отличие в обширности инструментов для работы. Были выбраны наиболее популярные программы из всего множества. Проанализировав более 30 программных обеспечений, был составлен список, который насчитывает 12 платформ, наиболее функциональных из них.

Были рассмотрены следующие программы:

• Jira;

• GanttPro;

• BaseCamp;

• ActiveCollab;

• Wrike;

• Smartsheet;

• MS Project;

• Redbooth;

• Мегаплан;

• Простой бизнес;

• Odoo;

• Oracle Primavera. 

Анализ и сравнение программ проводились по следующим параметрам:

• Возможность работы онлайн и наличие облачного хранения данных;

• Совместный доступ;

• Наличие диаграммы Гантта;

• Отслеживание развития проектов, в том числе и в процентах;

• Настройки фильтров отображения;

• Синхронизация с другими ПО;

• Возможность чата и обмена файлами внутри программы;

• ОС, которые поддерживает программа;

• Представление информации в виде диаграмм;

• Наличие русскоязычной версии;

• Создание отчетов за какой-либо промежуток времени от начала проекта;

• Онлайн уведомления;

• Простота интерфейса;

• Учет затрат на определенный момент времени;

• Возможность автоматически получать прогнозы развития проекта;

• Наличие пробного периода, бесплатного тарифа;

• Стоимость лицензионной версии программы.

В современно обществе огромный поток информации идет через интернет, поэтому возможность работы онлайн и хранить данные в облаке очень ценится во многих программах. Данная функция позволяет из любой точки света, где есть подключение к сети вносить какие-то коррективы в проект, контролировать его выполнение, пока находишься в командировке или отпуске.

Совместный доступ к программе позволяет упростить командную работу, больше не нужно перемещать все данные с одного компьютера на другой и их совмещать.

Диаграмма Гантта является неотъемлемой частью в программах для управления проектами. Она представляет из себя столбчатую гистограмму, которая иллюстрирует график работы по какому-либо проекту.

Отслеживание развития проекта, как в долях, так и в процентах, позволяет анализировать с опережением или отставанием по графику развивается проект. Очень удобная функция. Особенно для масштабных проектов, когда на кону большие финансовые потери.

Для того чтобы найти какую-либо информацию быстро, не пересматривать ее по всему проекту в поисках необходимой, приходит на помощь такая функция как настройка фильтров отображения.

Синхронизация с другими ПО позволяет беспрепятственно переносить информации с одной машины на другую, что так же ускоряет работу над проектом, позволяет участникам проекта получать какие-либо уведомления в своих гаджетах, чтобы не пропустить важное мероприятие, например, дедлайн.

Возможность чата и обмена файлами внутри программы удобна тем, что не нужно устанавливать дополнительные программы.

Еще одним важным пунктом в обзоре программ для УП является то, в каких ОС она может работать. Чем больше ОС поддерживается, тем больше людей ее будет использовать.

Представление информации в виде диаграмм позволяет упростить ее восприятие.

Так как были проанализированы программы с уклоном на русского потребителя, то наличие русскоязычной версии является преимуществом.

Создание отчетов за какой-либо промежуток от начала проекта позволяет вести отчетную документацию и следить за развитием проекта.

Простота или интуитивность интерфейса хороша тем, что позволяет непродвинутому пользователю довольно быстро освоиться в программе и начать сразу в ней работать, а значит не нужно отправлять работника на длительное обучение.

Учет затрат на определенный момент времени показывает сколько средств было вложено в проект, сколько осталось вложить, работает ли предприятие в убыток или наоборот более экономично. Отсюда вытекает возможность автоматического прогнозирования, что тоже очень удобно.

Наличие пробного периода или бесплатной версии позволяет пользоваться в учебных целях программой или подобрать наиболее подходящую, если с имеющейся неудобно работать. Наличие бесплатной версии является большим плюсом для малого бизнеса.

По истечению пробного периода появляется вопрос покупки лицензионной версии программы. Чем крупнее компания, тем более дорогую программу она может себе позволить.

Результаты анализа ПО представлены в таблице 1.

Для оценки программ была разработана шкала, в которой каждому параметру сопоставили некоторое количество баллов, а итоговым баллом программы становится сумма баллов, полученных программой за каждый параметр.

Баллы были распределены следующим образом:

• «Онлайн»: минимальный балл – 0, максимальный балл – 1;

• Совместный доступ: 0-2;

• Наличие диаграммы Ганта: 0-1;

• Отслеживание развития проектов: 0-1;

• Настройки фильтрации: 0-2;

• Синхронизация с другими ПО: 0-2;

• Возможность чата: 0-1;

• Поддержка ОС: 0-6;

• Обмен файлами: 0-2;

• Визуализация данных: 0-1;

• Русскоязычная версия: 0-2;

• Создание отчетов: 0-2;

• Уведомления: 0-1;

• Интуитивность интерфейса: 0-1;

• Процент выполнения задач: 0-1;

• Учёт затрат: 0-2;

• Прогнозы: 0-2;

• Облачное хранилище: 0-2;

• Наличие пробного периода: 0-1;

• Бесплатный тариф: 0-1;

• Стоимость: 1-5.

В большинстве случаев программа получает наивысший балл за параметр, если он присутствует, а минимальный балл – за отсутствие. Исключения составляют «Стоимость» и «Поддержка ОС».

В параметре «Стоимость» присваивание баллов велось следующим образом: все цены были переведены в рубли по приближенным курсам: 58 рублей за 1 доллар США, 63 рубля за 1 евро. Далее все цены были разделены на несколько категорий, каждой категории ставится в соответствие балл: самой дешевой категории – максимальный балл, а самой дорогой – минимальный. Баллы распределены следующим образом:

• До 1300 рублей/месяц – 5 баллов;

• От 1301 рубля/месяц до 2400 рублей/месяц – 4 балла;

• От 2401 рубля/месяц до 3500 рублей/месяц – 3 балла;

• От 3501 рубля/месяц до 4600 рублей/месяц – 2 балла;

• От 4601 рубля/месяц – 1 балл.

Для выставления баллов по параметру «Поддержка ОС» было проанализировано количество пользователей каждой операционной системы, найден процент пользователей по каждой системе от общего количества. За каждые 20% пользователей присваивается 1 балл. Максимально можно получить 5 баллов. Так же 1 балл добавлялся за возможность работать в интернете (WEB). Итого за данный параметр можно заработать 6 баллов. Процентное соотношение пользователей разных ОС представлено на круговой диаграмме рисунка 1.

Результаты разбалловки и рейтинг программ по общему количеству баллов представлены в таблице 2.

Поскольку мы рассматриваем программы для применения на российских предприятиях, то важным параметром является русскоязычная версия. Данным критерием не обладают ПО Jira, BaseCamp, Active Collab, Red Booth. Но в современных российских реалиях вышеперечисленными программами в основном пользуются высококвалифицированные кадры, поэтому для них не составит труда использовать англоязычную версию.

Сейчас одним из главных параметров является стоимость программы. Самыми низкобюджетными являются RedBooth, Мегаплан и MS Project. Но для выполнения небольших проектов можно использовать программы с бесплатным тарифом, которым обладают: GanttPro, BaseCamp, Wrike, Мегаплан, Простой бизнес, Odoo, Oracle Primavera. Так же каждая программа обладает пробным периодом пользования, что позволяет определиться с подходящей программой для тех или иных задач.

При современном разнообразии операционных систем важно, чтобы ПО охватывала наибольшее количество пользующихся этими ОС. В этой характеристике особо выделяются программы BaseCamp, Мегаплан, Простой Бизнес. Данный критерий показывает возможность работать с одним и тем же файлом на разных устройствах. Так же для одновременной работы с файлами на различных устройствах необходим совместный доступ, который предоставляют все программы. Также все рассмотренные ПО обладают облачным хранилищем, что позволяет открывать файлы не только в офисе. Чтобы работать вне офиса полезна функция онлайн доступа к документам, которую не предоставляет только программа BaseCamp.

Такие важные функции как обмен файлами и синхронизация с другими ПО предоставляют все программы.

Существует ряд крайне полезных функций. Работать с диаграммой Гантта невозможно в программах BaseCamp и ActiveCollab. Отслеживать развитие проекта и применить настройки фильтрации нельзя в программах ActiveCollab, RedBooth, Odoo. Создать отчеты не получится в программе GanttPro. Учесть затраты можно только в программах: ActiveCollab, Wrike, SmartSheet, MS Project, Простой Бизнес, Odoo и Oracle Primavera. А спрогнозировать развитие проекта возможно лишь в ПО GanttPro, MS Project, Простой Бизнес и Oracle Primavera.

Есть несколько характеристик, которые можно считать приятным дополнением к программе. Возможность чата предоставляют программы Jira, BaseCamp, Wrike, RedBooth, Мегаплан, Простой Бизнес и Odoo. Визуализировать данные невозможно только в программах BaseCamp и ActiveCollab. Получать уведомления нельзя в программах ActiveCollab, MS Project, Odoo и Oracle Primavera. Интуитивностью интерфейса не обладают программы ActiveCollab, SmartSheet и, RedBooth. Процент выполнения задач можно отследить в программах Jira, Wrike, Ms Project, Мегаплан и Oracle Primavera.

В тройку лидеров вошли:

• Простой бизнес – 36,9 баллов;

• Мегаплан – 34,8 баллов;

• Oracle Primavera – 34,6 баллов.

Несмотря на рейтинг, программы могут быть непопулярны из-за стоимости, невозможности планирования больших проектов, внутренних ошибок программы.

Рисунок 1. Диаграмма количества пользователей различных ОС (в процентах)