Введение
Анализ академической мобильности образовательных учреждений Северо-Запада России за 2015-2017 гг. показал весьма скромные количественные показатели по всем типам мобильности – не более 5-7 процентов от общего числа студентов. В то же время для студентов бакалавров и магистров всех направлений подготовки, были доступны программы самого широкого профиля как с частичным, там и с полным покрытием расходов, уникальные возможности для прохождения зарубежной практики, стажировки, волонтерской деятельности. Невольно возникает вопрос: почему студенты не использовали весь предложенный им потенциал международных программ, почему не подавали заявки? Все эти вопросы были детально исследованы, проанализированы и на основании полученной информации были приняты конструктивные решения, которые легли в основу методики, использованной в Петрозаводском государственном университете в 2014-2017 гг. В качестве программ, где была отработана данная методика мы использовали программу Арктического университета North2North, High North Fellowship Programme а также Stipendium Hungariсum, Barents +, First, Erasmus Mundus ECW и др.
Рисунок 1. Комплексная система работы с участниками академической мобильности.
1. Причины низкой активности студентов в программах академической мобильности.
Говоря о причинах низкого интереса к программам академической мобильности можно выделить пять ключевых, которые оказывают наиболее сильное влияние на всю ситуацию в университетах. Данные были получены на основании опроса непосредственно участников самих программ в период с 2010 по 2015 гг.
1) Студент не знал об имеющихся возможностях, либо узнал, когда уже прошел срок подачи заявок.
2) Предлагаемый комплект документов показался очень сложным, что отпугнуло от подачи заявки и участия.
3) При подаче заявки и заполнения документов возникли проблемы, которые было сложно решить.
4) Низкий уровень владения иностранными языками или полное отсутствие знания какого-либо иностранного языка.
5) Потенциальные сложности при возвращении в домашний университет, вопросы с зачетом курсов, трудности при последующем закрытии сессии.
Рисунок 1. Причины низкого интереса к программам академической мобильности.
2. Система информирования студентов
Большинство программ академической мобильности открываются в конце года (ноябрь – декабрь), а дедлайн по подаче документов приходится на февраль – март следующего года.
К сожалению, многие ВУЗы начинают информировать своих студентов только в период открытия заявочного тура (конец года), однако, не стоит забывать, что на этот же период приходится большинство тестов, зачетов, а с начала года студенты и вовсе полностью погружены в сессию, поэтому они предельно загружены по основному месту учебы и им попросту не хватает сил и мотивации для подачи заявок.
Работу по информированию студентов необходимо вести круглогодично, ведь многие программы действуют на постоянной основе, кроме того, о старте новых программ сотрудникам международных отделов становится известно задолго до их официального открытия, поэтому у университетского куратора всегда должна быть актуальная информация.
Информирование стоит начинать с размещения информации на официальном сайте ВУЗа, далее переходить к объявлениям в социальных сетях. После этого необходимы живые презентации в группах, где обучается целевая аудитория той или иной программы.
Опыт показывает, что наибольшая эффективность достигается именно при живых выступлениях.
Структура презентации должна выглядеть так:
- общая информация о программе
- почему стоит принять участие, какие выгоды будут для студентов?
- краткий обзор документов, которые нужно подготовить
- описать все схемы зачета дисциплин по возвращению обратно
- ответы на вопросы
В конце презентации необходимо оставить контакты для связи и пригласить всех заинтересованных лиц уже на очную консультацию. Также желательно параллельно создать закрытую группу в одной из социальных сетей (лучше всего Вконтакте), куда добавлять всех потенциальных кандидатов.
Основная цель этого этапа – собрать контакты и иметь связь со всеми студентами, кто выразил свой интерес к программам академической мобильности. Главный принцип такой работы состоит в том, что ни один человек, который заинтересовался международными программами не должен быть потерян.
3. Подготовка документов
Большинство студентов, которые участвовали в нашем опросе, отметили серьезную обеспокоенность самим процессом подготовки документов и подачи заявок, поэтому первостепенная задача международного отдела состоит в том, чтобы минимизировать все риски, связанные с потерей кандидатов на формальном этапе заполнения заявочных форм.
По нашему опыту можем сказать, что целесообразно разделить подготовку документов на 2 этапа:
1) Первый - написание CV и мотивационного письма
2) Второй – подготовка остальных документов.
Как правило, отборочная комиссия отдает предпочтение тем студентам, кто смог предметно объяснить цели своего пребывания в принимающем университете, а также причины его выбора, кроме того, немаловажную роль играет и личность самого студента, поэтому CV и мотивационное письмо стоит готовить в первую очередь.
Для этого необходимо разработать методические и справочные материалы, которые смогут помочь студентам, а также провести как минимум один семинар, где подробно рассказать все нюансы, показать примеры удачных и проблемных писем, дать необходимые рекомендации и ответить на вопросы.
После этого начинается индивидуальная работа с каждым участником, которую целесообразно проводить дистанционно, используя социальные сети, также желательно использовать специальные веб приложения, которые позволяют студентам записаться онлайн на очную консультацию. Суть индивидуальной работы – проверка документов, устранение недочетов, стилистические и лингвистические корректировки.
Рисунок 1. Пример приложения для записи на очную консультацию, используемого международным отделом ПетрГУ.
Если следовать предлагаемой нами схемы информирования студентов, то основное ядро потенциальных кандидатов будет формироваться в сентябре – ноябре, поэтому работу по подготовке CV и мотивационных писем стоит начинать в этот же период. При таком подходе студенты смогут еще до начала сессии подготовить самые важные документы, а уже после сессии доделают формализованные.
Кроме того, во время подготовки документов у них уже сформируется мотивация, которая не пропадет даже в случае большой нагрузки в родном университете.
Далее, важно отметить, что абсолютно во всех программах студентам необходимы переводы и часто медицинские справки о состоянии здоровья. Считаем, что этот вопрос должен быть урегулирован на уровне международного отдела. Желательно иметь договоренности с переводчиками, нотариусами, а также медицинскими центрами, которые смогут оперативно подготовить, перевести, заверить большое количество документов.
Непосредственно подачу заявок в электронной системе стоит держать под контролем, тщательно проверять весь комплект документов каждого из участников. Время необходимо рассчитать так, чтобы подать все документы за 1 неделю до закрытия заявочного тура. В последние дни все электронные системы работают с перебоями из-за большой нагрузки на сервера, что неоднократно приводило к невозможности подачи заявок.
4. Отправка студентов в принимающий университет.
К сожалению, многие кураторы международных программ считают, что после подачи документов студентами их работа заканчивается, однако, это большое заблуждение.
99% студентов сталкиваются с целым рядом трудностей при поиске и регистрации в общежитии, получении гранта, подачи документов на визу, заполнению learning agreement, поэтому стоит предусмотреть проведение следующих мероприятий.
- вебинар по получению визы и вида на жительство (при необходимости)
- информационную рассылку по процедуре получения гранта
- онлайн или очные консультации по всем возникающим вопросам.
Если все участники находятся в одной группе в социальной сети, то они начинают самостоятельно кооперироваться для совместных поездок в Консульство или визовый центр, а при прохождении в один университет они вместе покупают билеты и выезжают централизованно, что значительно облегчает процедуру их отъезда.
5. Получение обратной связи
После прибытия студентов в принимающий университет куратору международной программы важно узнать состояние каждого из студентов, наличие проблем с размещением, открытием банковского счета, получением медицинской страховки.
Далее, спустя месяц-два можно попросить участников написать небольшой отзыв, приложив фото. Эти материалы следует опубликовать на сайте университета и в группах в социальных сетях, таким образом, создавая задел информационных материалов на следующий заявочный тур. В дальнейшем в каждой публикации стоит давать ссылки на отзывы студентов, что существенно увеличивает эффект от объявлений.
Все информационные мероприятия, которые проводились в прошлом году, организуются вновь, но информация дополняется еще и реальными отзывами, успешными кейсами прошлых лет. Таким образом, выстраивается четкий механизм, который позволяет стабильно работать каждый год и показывать хорошие количественные результаты.